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Gestão de contratações e aquisições deve ser estratégica

“Gerenciar determinado processo é buscar otimizar o seu resultado. Aquilo que for gerido de forma descuidada pode produzir um resultado médio. Se gerenciado com eficiência, deverá necessariamente produzir resultado melhor”. Detalhada no livro recém-lançado ‘Desatando Nós’, a afirmação do engenheiro Frederico Martinelli, professor da Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (Poli-USP), estabelece íntima relação entre gestão e eficiência para qualquer atividade econômica.

Ele vai ao centro da questão, ao lembrar que o termo gerenciamento de projeto vem de uma confusa tradução do inglês – project manager – que, para melhor entendimento em português, deve ser conceituado como gerenciamento de empreendimento. “Pois esse é o comprometimento desse gestor: supervisionar todos os processos que englobam a produção de um empreendimento de construção, desde a sua concepção quando se discute a viabilidade econômica e as concepções para os projetos multidisciplinares, até a entrega do bem ao cliente. O gestor acompanha, analisa e decide a favor dos melhores resultados para o empreendimento, ao longo de todo o seu ciclo de produção”, esclarece.

De acordo com Martinelli, o gestor de contratações e aquisições atua em todas as etapas do processo de suprimentos, para obter o melhor resultado possível em todos os contratos de aquisição celebrados para aquele empreendimento. “Como melhor resultado possível pode-se objetivar conseguir a coisa certa, no lugar, custo, prazo, com qualidade e quantidade corretas”, acrescenta.

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ETAPAS

O gestor do projeto é responsável por tudo que possa afetar o resultado de seu empreendimento. Portanto, o setor de suprimentos deve ser entendido como um prestador de serviço, um terceirizado interno do empreendimento, dentro de um arranjo matricial na organização

“Modernamente, a gestão de suprimentos é entendida como uma espécie de grande operadora logística, que principia sua atuação desde a extração até a aplicação do material dentro da obra”, destaca o professor. Ele se refere ao fato de que a indústria da construção civil tem uma das mais longas cadeias produtivas. Começa na matéria-prima, nas minas e lavras do país, passa pelas indústrias de transformação produzindo insumos, até chegar à indústria de beneficiamento e, finalmente, à obra.

As etapas do processo de compras e aquisições são inúmeras. “A partir de um projeto executivo com status de L.O – liberados para obra –, o setor inicia seu planejamento com base nas informações de um banco de dados com as quantidades e as especificações completas dos materiais e serviços. Elabora ou recebe pronto um cronograma de suprimentos da obra, que deve ser consolidado ao de outras obras, para o fortalecimento do poder de barganha da empresa”, diz. Com o cronograma de suprimentos consolidado, é iniciada a seleção de fornecedores e a formação de parcerias longevas de fornecimento.

Segue-se a etapa de aquisição com a solicitação de propostas comerciais, análise dos riscos, negociação de condições comerciais e aprovação do pedido. Aprovada a aquisição, vem a elaboração do contrato. “O contrato de suprimento deve guardar perfeita proporcionalidade com o contrato de construção, pelo qual a construtora foi contratada”, comenta o professor. A próxima etapa é a programação e recebimento, com todas as suas implicações logísticas, intra e extra canteiro. “A fase extra canteiro muito pouca atenção tem recebido das empresas contratantes”, observa.

Como praxe de mercado, sabemos que 50% ou mais do custo total de um empreendimento é atribuído ao custo de construção. Tal valor dimensiona a responsabilidade e o potencial de dano do processo de suprimentos mal gerido, onde a aquisição de materiais e serviços pode pesar outros 50% desse valor

No recebimento, é feita a análise da qualidade do fornecimento, na conhecida avaliação de fornecedor, quando ocorre a aceitação ou a devolução do produto. Se aceito, o produto segue para armazenamento e controle de estoque. “O processo é finalizado com a liberação de pagamento e a importantíssima – e negligenciada – etapa de encerramento formal do contrato de fornecimento”, afirma. Além dessas etapas operacionais, o setor de aquisição e contratações deve realizar tarefas entendidas como estratégicas. Entre elas estão a avaliação permanente das oportunidades do mercado fornecedor e o desenvolvimento de estratégias específicas de aquisição para determinado produto, entendido como de alta significância para aquele empreendimento.

O plano de compras e aquisições para a obra é de responsabilidade do gestor de projetos, que convoca o setor de compras e suprimentos para operacionalizar. É fundamental, no entanto, que “o gestor de projetos delegue – e não ‘delargue’ – estas etapas ao gestor de suprimentos”, sublinha Martinelli, que continua: “O gestor do projeto é responsável por tudo que possa afetar o resultado de seu empreendimento. Portanto, o setor de suprimentos deve ser entendido como um prestador de serviço, um terceirizado interno do empreendimento, dentro de um arranjo matricial na organização”.

CONHECIMENTOS

Suprimentos, na sua forma ideal, devem ter o seu funcionamento como um mecanismo de relojoaria. Não há um único ou grande desafio. Tudo precisa estar sincronizado, como em um relógio, onde o detalhe do segundo é tão importante quanto o do minuto, ou o da hora. Acertar no custo e errar no prazo de entrega pesa contra os resultados pretendidos, tanto quanto acertar no prazo e errar na quantidade ou qualidade, e assim sucessivamente

Os conhecimentos envolvidos para gerenciar contratações e aquisições de forma satisfatória são, segundo ele, ponto nevrálgico do processo de aquisição. “Como praxe de mercado, sabemos que 50% ou mais do custo total de um empreendimento é atribuído ao custo de construção. Tal valor dimensiona a responsabilidade e o potencial de dano do processo de suprimentos mal gerido, onde a aquisição de materiais e serviços pode pesar outros 50% desse valor”, alerta. Portanto, o preparo adequado da equipe de suprimentos é também chave para o sucesso no resultado esperado do empreendimento.

Ele ensina que, na condição ideal, os postos de trabalho na área exigem conhecimento técnico de construção, na etapa de aquisição; conhecimento sobre negociação, na etapa de comercialização. Já na etapa de entrega, demandam conhecimento de logística; a de contratos requer conhecimentos comerciais, tributários e de direito. Finalmente, a fase estratégica pede uma visão em nível de direção da empresa. A multidisciplinaridade é requisito fundamental da função.

“O sucesso do empreendimento virá da condução eficiente desse processo, que pode colaborar com grandes oportunidades e vantagens comerciais bem negociadas ou não. Algumas – entre tantas outras ameaças corriqueiras à eficiência da gestão das aquisições – são a pontualidade ou o atraso do fornecimento; descontos ou acréscimos nos preços; boa ou má gestão do fluxo de caixa da empresa; reajustes acima ou abaixo do índice contratual; e gestão eficiente ou não dos claims não previstos”, elenca Martinelli.

O professor finaliza com uma recomendação: “Suprimentos, na sua forma ideal, devem ter o seu funcionamento como um mecanismo de relojoaria. Não há um único ou grande desafio. Tudo precisa estar sincronizado, como em um relógio, onde o detalhe do segundo é tão importante quanto o do minuto, ou o da hora. Acertar no custo e errar no prazo de entrega pesa contra os resultados pretendidos, tanto quanto acertar no prazo e errar na quantidade ou qualidade, e assim sucessivamente”. E ressalva que “o maior desafio talvez seja o de convencer as organizações do nosso setor quanto à relevância estratégica dos benefícios que podem ser obtidos com a correta atenção a seu processo de gestão de aquisição e contratações”.

Redação AECweb / Construmarket

Colaborou para esta matéria:

Frederico Augusto Martinelli – Graduado em Engenharia Civil pela Escola de Engenharia Mauá em Administração de Empresas pela Universidade Mackenzie. Pós-graduado (stricto-sensu) como Mestre em Engenharia pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (Poli-USP).

Atuou por dez anos como consultor sobre sistemas de gestão na Rossi Residencial para as áreas de: tecnologia, gestão da produção, redução de custos e gestão da qualidade. Foi gerente de Projetos e supervisor de Obras em construtoras diversas, entre elas a Veplantec, Veplan e Encol, em empreendimentos desde o popular ao alto padrão e shopping centers.

Por três anos, ocupou a gerência de Produção de pré-moldados da EMURB/PMSP. Leciona no curso de MBA da Poli/USP na área de Gestão e Produção de Edifícios. É autor do livro “Desatando Nós”, voltado a gestão e princípios de eficiência no trabalho, publicado pela editora LCTE.

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