Como gerenciar melhor seus documentos com um software de gestão de projetos?

Saiba por que é fundamental fazer uma boa gestão dos documentos e como as ferramentas tecnológicas podem ajudar nessa etapa

Obras costumam gerar quantidades enormes de documentos. O gerenciamento correto e a organização de todas essas informações são estratégias importantes para o sucesso do empreendimento.

Mas, com tantas modificações feitas nas etapas de projeto, implementar processos e práticas para manter os documentos sob controle não é uma tarefa fácil!

O uso de tecnologias, como a plataforma Construmanager, da Construmarket, é essencial para que os gestores possam contornar essas dificuldades.

Veja como!

O que é o controle e o gerenciamento de documentos em uma obra?

Para garantir que a obra seja executada em nível de excelência e seguindo todas as normas exigidas, é fundamental que haja um controle rigoroso dos projetos e uma excelente gestão, distribuição e atualização de informações para todos os times envolvidos.

Por isso, é imprescindível que as empresas contem com processos, práticas e tecnologias que permitam a criação, revisão, modificação, distribuição e acessibilidade fácil e rápida a todos os documentos.

Com um controle e gerenciamento mais efetivo e assertivo, é possível manter todos os colaboradores munidos de informações atualizadas e confiáveis sobre os projetos, minimizando erros de execução e, consequentemente, custos imprevistos.

Qual é a importância de controlar e gerenciar corretamente os documentos?

Controlar a documentação e o registro de informações da obra é um dos caminhos mais eficientes para as empresas que querem evitar conflitos com colaboradores, contratantes, fornecedores e órgãos fiscalizadores.

Quando controlados e bem gerenciados, é possível garantir que todos os documentos sejam corretamente arquivados, organizados, atualizados e revisados. Com isso, nenhuma informação se perde e pode ser facilmente acessada e compartilhada.

Além de garantir maior lisura e transparência nos processos e mais clareza nas informações, o controle e gerenciamento eficientes dos documentos auxiliam a aumentar a produtividade e a qualidade das obras, reduzindo ociosidade, execuções em desconformidade e descumprimento de cronogramas.

A empresa também pode se proteger juridicamente e evitar penalidades como multas e embargos por falta de documentações e registros.

Modelo de Ficha de Verificação de Material – FVM

Como os softwares de gestão de projetos podem melhorar o controle e o gerenciamento de documentos?

Toda obra acumula uma quantidade enorme de registros e documentações que podem facilmente acabar se perdendo. Também é muito comum que projetos sejam atualizados ou modificados sem que sejam visualizados.

“A obra acaba executando os projetos errados, gerando retrabalhos e, obviamente, custos extras para as empresas”, observa Eduardo Petrini, gerente de contas da Construmarket.

Contar com softwares especializados, como o Construmanager, é uma excelente alternativa para otimizar esses processos, além de agilizar e evitar que erros ocorram na gestão dos documentos.

Essa ferramenta digital permite que todas as informações fiquem organizadas e acessíveis a todos os colaboradores, além de impedir que as documentações se percam.

Como o Construmanager pode ajudar o gestor de projetos a gerenciar documentos?

A plataforma digital Construmanager é a melhor ferramenta do mercado para fazer a gestão dos documentos.

Com ela, é possível facilitar a organização de diversos arquivos como desenhos e plantas de projeto, minimizando o risco de ocorrência de falhas e refações dentro da obra.

O sistema pode ser usado por coordenadores, gerentes e diretores de projeto. Ou seja, por todos os profissionais envolvidos nas tarefas de coordenar os diversos tipos de projetos requeridos para a execução de cada empreendimento.

“O Construmanager recebe, gerencia e compatibiliza os projetos, melhorando a gestão e o controle dos documentos entre todos os envolvidos”, explica Petrini.

Confira algumas funcionalidades do Construmanager que tornam o gerenciamento de documentos muito mais simples e eficiente:

Colaboração em tempo real

Com a plataforma Construmanager, é possível acessar um visualizador online de arquivos que exibe mais de 250 extensões diferentes, incluindo modelos BIM simples e federados.

Também é possível comparar versões sobrepondo os documentos para destacar as alterações feitas e fazer mark-ups e comentários, tirar medidas e iniciar discussões dentro do próprio arquivo.

“A ferramenta de visualização facilita muito o gerenciamento dos documentos ao permitir que os usuários os acessem de qualquer lugar, possam fazer comentários e rapidamente comunicá-los aos envolvidos. A empresa não tem a necessidade de baixar os arquivos nas suas máquinas e nem ter de contar com um sistema instalado, economizando com licenças de softwares”, explica Petrini.

Controle automático de versões

O software padroniza a nomenclatura dos seus arquivos e impede que os usuários subam versões erradas.

Além disso, a plataforma verifica automaticamente a versão do documento, notifica os envolvidos sobre a atualização e oculta a versão anterior para que ninguém trabalhe mais nela.

“Assim, todos os envolvidos podem trabalhar de forma atualizada, com o arquivo correto. Imagina se a empresa executa um projeto desatualizado na obra. Ela terá um retrabalho enorme em refazer o serviço executado, tendo custos a mais não previstos e perdas de prazos”, comenta o gerente de contas.

Padronização de fluxos de atividades

O Construmanager cria workflows personalizados para a liberação e aprovação de documentos.

A plataforma pode ser configurada para que uma equipe só tenha acesso a um arquivo quando a equipe anterior finalizar seu trabalho ou quando o documento estiver com status pré-determinado.
Vale lembrar que o projeto precisa ser validado e aprovado por pessoas e setores diferentes até chegar a execução na obra.

Com esse recurso, cada usuário tem acesso aos documentos somente após a validação do profissional anterior, eliminando a chance de ocorrer erros.

Melhoria do gerenciamento dos prazos

Essa funcionalidade permite que os usuários importem sua lista de documentos e tenham mais controle sobre os prazos e entregas das equipes.

Também sinaliza os documentos que estão atrasados, notificando os responsáveis, e envia alertas sempre que um documento for postado, aprovado ou liberado para outras equipes.

De acordo com Petrini, essa funcionalidade ajuda o coordenador a manter os documentos e projetos entregues dentro do prazo acordado, evitando atrasos no projeto.

QR Code

O Construmanager permite organizar e distribuir os projetos nas obras através de QR Codes públicos ou privados.

Assim, as equipes podem acessar as últimas versões de projeto através dos seus smartphones e tablets, garantindo o alinhamento entre escritórios e canteiros.

O QR Code pode ser escaneado via aplicativo, permitindo que o gestor acesse os arquivos que estão liberados nas pastas do sistema e visualize todos as informações nos aparelhos.

“O usuário pode, inclusive, saber se os arquivos estão ou não ativos e quais são as datas de leituras. Ao fazer o download dos documentos, todos os dados ficam disponíveis na palma de sua mão, onde quer que ele esteja, facilitando a gestão dessas informações”, completa Petrini.

Conclusão

Gerenciar um grande número de documentos ao mesmo tempo pode ser um grande desafio. Por isso, é importante adotar as melhores práticas para disponibilização e gestão das informações.

Com o uso da plataforma Construmanager, é possível simplificar e agilizar os processos e as práticas de documentação, evitando que erros possam ocorrer e comprometer o andamento e o orçamento das obras.

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