Boa gestão de projetos aumenta chances de sucesso

Estudos publicados nos últimos anos por empresas especializadas mostram que entre 30% e 40% do desempenho dos projetos são perdidos por falhas de planejamento e execução. Apontam, ainda, que apenas 35% dos projetos iniciados obtêm sucesso, e que em torno de 15% são cancelados antes de seu término.

“As perdas financeiras relacionadas a estes dados são alguns bilhões de dólares, o que justifica a grande demanda por profissionais especializados em gestão de projetos”, afirma o professor Gustavo Nobre, diretor da Nobilis Capacitação e Assessoria Empresarial.

A inexistência de um tipo de profissional que reunisse as competências necessárias para gerir os projetos das organizações fazia com que os projetos fossem conduzidos por profissionais tecnicamente especializados em alguns temas relevantes, deixando outros igualmente importantes desassistidos.

“Além disso, com a evolução tecnológica acelerada, as organizações dependem cada vez mais de projetos bem-sucedidos, abrindo grande mercado para profissionais com formação especializada em gestão”, afirma.

Em sua análise sobre a profissão, Nobre explica que um bom gestor de projetos deve reunir, pelo menos, competências relacionadas à engenharia, administração e psicologia. É responsável pelo planejamento, execução e resultados dos projetos a ele designados e, portanto, precisa ter autoridade e liberdade para exercer suas funções de maneira adequada.

 

 

 

 

Boa gestão de projetos pode evitar problemas

Nobre comenta que no setor da Construção Civil, não são raros os casos onde se identificam gastos acima do orçamento, entregas atrasadas, conflitos com clientes e fornecedores. Em boa parte desses empreendimentos, o problema só é identificado ao longo da execução, mas foi originado durante a fase de planejamento.

“Com a aplicação de técnicas e metodologia corretas de gestão de projetos, os problemas e erros potenciais na execução de uma obra são, em grande parte, identificados nas fases iniciais do empreendimento e por meio de uma efetiva análise e acompanhamento dos riscos. Com isso, eles podem ser mitigados ou mesmo evitados, criando maiores chances de sucesso”, afirma.

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Tecnologia não substitui vivência

Existem muitas técnicas e ferramentas que podem ser utilizadas por gestores de projetos, mas que só têm utilidade quando utilizadas adequadamente. Um erro comum é acreditar que a utilização de um aplicativo de gestão é suficiente. Há no mercado softwares de gestão de projetos excelentes, mas que não têm seu potencial totalmente explorado, pois são utilizados por profissionais com pouca vivência prática no assunto.

Contudo, diz Nobre, os gestores podem lançar mão de diversas práticas fundamentais que independem de ferramentas. Ele recomenda que o gestor obtenha e use com frequência informações históricas de projetos anteriores semelhantes, bem-sucedidos ou não.

“Casos de insucesso também são importantes para identificar e evitar as falhas cometidas. O planejamento do projeto, que é uma das bases para a medição do seu sucesso, deve ser fundamentado em dados históricos”, orienta. O gestor deve assegurar que as expectativas dos envolvidos e impactados (stakeholders) direta ou indiretamente com o projeto estejam alinhadas quanto aos resultados esperados e os benefícios que o empreendimento irá fornecer.

 

Atuação

O gestor precisa dominar os processos e as áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Nobre explica que os processos são a iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle, e encerramento. Já as áreas de conhecimento envolvem integração, escopo, tempo, custos, qualidade, aquisições, comunicação, recursos humanos e análise de riscos.

Comenta que o PMI – Project Management Institute – detalha todos os conceitos e técnicas para cada um dos processos e áreas de conhecimento. “Nem todos os projetos fazem uso de todas as áreas de conhecimento, mas todos, sem exceção, devem levar em consideração as três fundamentais que são o escopo, o tempo de execução da obra e seu custo”, ensina.

 

 

Medida do sucesso

O sucesso de um projeto deve começar a ser pensado desde o início, uma vez que sua existência só se justifica se os resultados esperados forem claramente definidos e acordados entre os principais interessados.

Nobre explica que, se o objetivo de um projeto é a construção de determinado empreendimento, com escopo bem definido, dentro de um prazo de X meses, a um custo Y, seguindo referências e padrões de qualidade Z, e todos estes objetivos forem atingidos, o projeto foi bem-sucedido.

Ele lembra que os investimentos, tanto na Construção Civil quanto em outros setores, são também avaliados pelos indicadores TIR – Taxa Interna de Retorno – e VPL – Valor Presente Líquido -, também utilizados para decidir quanto à execução ou não de determinado projeto. “Indicadores de sucesso bem definidos ampliam a possibilidade de êxito dos projetos, uma vez que tornam seu acompanhamento mais pragmático”.

A maior dificuldade na aferição ocorre devido ao não estabelecimento de objetivos ou pela definição de itens muito subjetivos, que dão margem a interpretações distintas ou não mensuráveis. “Métricas e indicadores objetivos nem sempre são simples de serem estabelecidos, por isso deve ser investido tempo e experiência na definição dos mesmos”, argumenta.

Obras públicas

Apesar do grande número de obras paradas em todas as esferas de governo devido a ações ambientais, pendências contratuais e descumprimento de prazos, a maior procura por gestores de projetos ainda se verifica no setor privado. Segundo Nobre, a busca por este profissional é maior na Construção Civil, em projetos relacionados a TI, automação industrial, otimização de processos e iniciativas de consultoria. “O gestor de projetos tem grande importância em qualquer setor da economia”, afirma.

Nobre cita como exemplo um empreendimento público cujo projeto de arquitetura foi alterado por dez vezes com a obra em andamento. O arquiteto teve de mudar o desenho com base no que já estava construído, ou seja, a construção definiu a arquitetura e não o contrário. Isso só ocorreu por falta de gestão. Esse tipo de problema, diz, ocorre tanto no setor público quanto no privado.

“Quando existe um gestor nomeado ele responde pelo sucesso ou fracasso do projeto. Porém, em diversos casos, sua ausência leva à existência de vários responsáveis por partes separadas da iniciativa e, como ninguém possui de fato o accountability pela totalidade do projeto, os riscos de insucesso aumentam de forma significativa. Não são raros os casos em que o gestor de projetos é contratado para resolver o problema, após situações como essa já estarem configuradas”, afirma.

Nobre argumenta que, em geral, os empreendimentos do setor público são grandes, complexos e envolvem orçamentos elevados. As obras públicas são contratadas por meio de licitações, que definem os aspectos relacionados às características e condições pelas quais os projetos serão executados, para que a melhor proposta seja escolhida.

“É fundamental que os conceitos e princípios de gestão sejam aplicados desde as etapas iniciais de elaboração dos editais, e com a utilização efetiva de lições aprendidas em projetos anteriores, visando assegurar a melhoria contínua desses processos”, alerta.

 

Alta complexidade

Para o especialista os riscos de revisões de objetivos do projeto e escopo tendem a ser mais comuns em projetos de longa duração. Além disso, a flexibilidade de alteração de rumo de projetos públicos é limitada e tende a consumir mais tempo do que em projetos da iniciativa privada.

Há organizações que corretamente tratam o próprio processo de contratação de serviços de alto custo e grande complexidade como sendo um projeto. Em alguns casos, empresas especializadas são contratadas para suportar o processo de documentação e contratação.

“Não tenho dúvidas de que os profissionais de gestão de projetos agregam valor em iniciativas que envolvem várias partes interessadas, uma vez que a gestão de expectativas e interesses distintos encontrados em projetos de grande porte tende a ser mais complexa”, conclui. 

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Redação AECweb / Construmarket

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Gustavo Nobre – Mestre em Administração de Empresas pelo IBMEC-RJ, é pós-graduado em Finanças Corporativas e Marketing, Analista de Sistemas e possui Certificação PMP pelo Project Management Institute (PMI). É sócio-diretor da Nobilis Capacitação e Assessoria Empresarial, com mais de 15 anos de experiência em gestão de projetos na indústria e em empresas de consultoria internacionais. É professor de disciplinas relacionadas à gestão de projetos e parceiro do Instituto Brasileiro de Executivos de Finanças (IBEF).