Verificação e controle dos marcos orienta gestão de projetos

Um projeto bem-sucedido é aquele que atende às necessidades dos clientes dos dois lados, externo e interno. Para tanto, é preciso cuidar do planejamento e lançar mão da ferramenta de verificação e controle dos marcos principais do projeto – escopo, prazo, qualidade e custos.

Esse é o principal instrumento de contato entre o investidor e o gerente de projetos.

“Cabe ao coordenador de projetos atender às condições impostas pelo planejamento quanto aos prazos, aos limites de custos e à qualidade. Diante de expectativas muito elevadas do cliente, é importante deixar claro o que será entregue. Além disso, deve-se seguir com a elaboração da Estrutura Analítica de Projeto (EAP), identificando as necessidades do cliente, porém evitando ao máximo alterações do escopo inicial”, indica o engenheiro Ricardo Issamu Matsuda, professor do curso de pós-graduação em Planejamento e Controle de Obras Civis da Universidade Anhembi Morumbi.

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Tipos de Contrato

Ater-se de maneira mais ou menos rígida ao escopo inicial depende do tipo de contrato.

Nos contratos por preço global (turn key), qualquer alteração no escopo resultará, automaticamente, em mudança de prazo ou custos – ou em ambos –, com prejuízo à construtora.

Por esse motivo, é essencial trabalhar com um escopo muito bem definido e verificar, por meio do planejamento, qualquer alteração que venha a ocorrer.

Cabe ao coordenador de projetos atender às condições impostas pelo planejamento quanto aos prazos, aos limites de custos e à qualidade.”

Ricardo Issamu Matsuda

“O gestor deve informar aos clientes interno e externo sobre essa variação. Caso as alterações não sejam de sua responsabilidade, o profissional poderá tentar pleitear a cobertura do prejuízo junto ao cliente final. Ou, ainda, solicitar à diretoria da construtora o aporte de recursos para manter o prazo e mitigar ao máximo o impacto nos custos”, recomenda o especialista.

Já os contratos por administração ou custos reembolsáveis são usuais para projetos cujos escopos não estão totalmente definidos. Assim, eventuais modificações, com a aprovação do cliente, trazem benefícios.

“Porque o gerente de projetos utilizará mais recursos materiais ou humanos do que o previsto. E até mesmo a extensão do prazo será benéfica à construtora”, diz Matsuda, acrescentando que tudo depende de uma avaliação contratual de cada caso.

Nos contratos por preço global, independentemente do tamanho do empreendimento, o gerente de projetos deverá ter conhecimento de todas as alterações de escopo, tanto por determinação do cliente como por solicitação de sua equipe.

“Em projetos mais complexos, ele pode constituir um grupo de especialistas para acompanhar ponto a ponto, deadline a deadline,  os marcos do projeto. No caso de empreendimentos mais simples, o gerente cuidará pessoalmente de cada um desses aspectos”, aponta Matsuda.

Os contratos por empreitada são menos sofisticados, o que leva o gerente de projetos a ter conhecimento das modificações no momento em que ocorrem e imediatamente levar ao cliente a demanda por mais recursos ou prazo.

Nesse tipo de contrato, o maior interesse do gestor de projetos é a oportunidade de ganho com a inserção de itens não previstos no escopo, enquanto nos contratos por preço global, aplicados a projetos de maior porte, sua atuação fica mais voltada à possibilidade de prejuízos.

Claro que, na prática, o escopo pode ser alterado. Para isso, é preciso que seja feita com precisão a verificação do escopo a ser entregue e um controle profundo das mudanças.”

Ricardo Issamu Matsuda

 

 

 

Erros comuns na verificação e controle dos marcos do projeto

Na atividade de verificação e controle dos marcos do projeto, é comum encontrar uma falha no planejamento do escopo: as necessidades do cliente não são definidas em detalhes.

“Claro que, na prática, o escopo pode ser alterado. Para isso, é preciso que seja feita com precisão a verificação do escopo a ser entregue e um controle profundo das mudanças. Com isso, é possível apresentar junto ao cliente os impactos dessas alterações do escopo e obter a sua autorização, para, em seguida, alterar o planejamento”, ensina.

Outra falha que Matsuda constata nos projetos de construção civil está na implementação do planejamento do escopo.

Por mais bem feito que seja o planejamento, é preciso verificar o atingimento das metas e a entrega de produtos parciais ou finais.

E, paralelamente, fazer a correção progressiva de qualquer desvio que possa impactar principalmente os prazos e custos.

“Lembrando que, se forem atividades críticas, há maior dificuldade de aceitar variações de prazo. Já as mudanças em atividades auxiliares podem alterar prazos sem comprometer o produto final”, conclui.

 

Colaboração técnica

Ricardo Issamu Matsuda – Graduado em Engenharia Civil com ênfase em Engenharia Urbana pela Universidade Federal de São Carlos (UFSCAR), atua como engenheiro civil, gerente de administração de contratos e projetos e docente do curso de Pós-Graduação em Planejamento e Controle de Obras Civis da Universidade Anhembi Morumbi.

É pós-graduado em Business and Management for International Professionals pelo International Executive MBA Program da Universidade da Califórnia, Irvine, e possui MBA Executivo Internacional com Ênfase em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).

Possui experiência profissional baseada em gerenciamento de contratos e projetos, planejamento, gerenciamento, supervisão, fiscalização e controle de obras civis, custos e desempenho.