Sequenciamento das atividades facilita o gerenciamento do projeto

O sequenciamento das atividades de um projeto tem por finalidade identificar e documentar as relações de dependência entre as ações necessárias para concluir cada uma das entregas (deliverables) previstas.

Como se sabe, para facilitar o gerenciamento do projeto, o caminho indicado é partir do escopo (soma total de todos os produtos do projeto e seus requisitos) e dos seus principais deliverables e compor a EAP (estrutura analítica do projeto).

Depois de elaborada, a EAP deve ser dividida em atividades, e estas sequenciadas, obedecendo o plano de ação definido para o projeto.

De acordo com o engenheiro Sérgio Ricardo do Nascimento, sócio diretor na Framework – Gestão e Projetos, o sequenciamento das atividades pode ser feito manualmente ou através do auxílio de softwares.

O primeiro pode demorar mais, porém, tem a vantagem de ser mais visual, possibilitando uma ação colaborativa através do uso de post-its para representar cada uma das atividades do diagrama de rede do projeto.

A vantagem de se usar softwares, por sua vez, está na facilidade da elaboração do cronograma, pois qualquer alteração na sequência ou duração de execução de atividades automaticamente vai refletir no prazo final do cronograma.

“Como ferramentas e técnicas para o sequenciamento das atividades, o Guia PMBOK (2013) sugere o método do diagrama de procedência (MDP); a determinação de dependência; e a utilização de antecipação e esperas”, diz.

Método de Diagrama de Procedência (MDP)

O MDP representa graficamente o sequenciamento das atividades de acordo com seus relacionamentos lógicos, para demonstrar a ordem de execução. São três os tipos de diagramas em relação à ligação e ao processo.

No método condicional, as atividades são interligadas e permite-se retornar o processo em caso de necessidade de revisão; já no diagrama de flechas, as atividades são representadas pelas flechas que unem os eventos.

Este tipo é muito utilizado em processos de fabricação industrial. “Por fim, temos as atividades dos nós, método utilizado pela maioria dos softwares de apoio à gestão de projetos existentes no mercado”, explica Nascimento.

Leia também: Tendências em gestão de projetos no Brasil

Método do diagrama do nó

O MDP inclui quatro tipos de dependências ou relacionamentos lógicos:

• Término para início (TI): utilização mais comum, onde uma atividade sucessora não pode começar até que uma atividade predecessora tenha terminado. “Por exemplo: o teste da iluminação do galpão (sucessora) não pode começar até que a atividade de instalar o sistema de iluminação (predecessora) termine”, lembra o consultor.

• Término para término (TT): uma atividade sucessora não pode terminar até que a atividade predecessora tenha terminado.

• Início para início (II): uma atividade sucessora não pode ser iniciada até que uma atividade predecessora tenha sido iniciada. É o caso da elaboração da ata (sucessora), que não pode ser iniciada até que a reunião (predecessora) seja iniciada.

• Início para término (IT): uma atividade sucessora não pode ser terminada até que uma atividade predecessora tenha sido iniciada. Exemplo: o primeiro turno do plantão de um profissional de service desk (sucessora) não pode terminar até que o segundo turno de um profissional de service desk (predecessora) comece.

Leia também: Planejamento deve englobar recursos financeiros e humanos

Relacionamentos lógicos entre atividades

Tipos de Dependências do Sequenciamento das atividades

Como ferramentas e técnicas para o sequenciamento das atividades, o Guia PMBOK (2013) sugere o método do diagrama de procedência (MDP); a determinação de dependência; e a utilização de antecipação e esperas Sérgio Ricardo do Nascimento

As dependências podem ser definidas basicamente como mandatórias ou arbitrárias, externas ou internas.

Um exemplo de dependência mandatória é a necessidade de realizar o contrapiso antes de assentar o piso.

No caso da arbitrária, como o próprio nome diz, a atividade é realizada com base na experiência da equipe ou opção do gerente do projeto e equipe, como instalar primeiramente as tomadas e, depois, as luminárias.

Dependências externas são aquelas que estão fora do projeto, como dar início ao processo de solicitação de licença ambiental e ter de aguardar o processo no respectivo órgão público.

Por fim, as dependências internas se referem às atividades que, geralmente, estão sob controle da equipe do projeto.

“É o caso de a equipe não poder testar um equipamento antes de concluir sua instalação”, expõe Nascimento.

Técnicas de Antecipação e Espera

Na técnica de antecipação, como o próprio nome diz, não é preciso esperar terminar totalmente a predecessora para começar a sucessora.

Um exemplo disso é quando é possível iniciar a marcação do piso de um galpão para posicionamento dos equipamentos antes de ter o piso completamente concluído.

A técnica da espera, por sua vez, indica o tempo necessário para se iniciar uma próxima atividade, como o da cura do concreto do piso.

“Podemos, ainda, ter modelos de diagrama de redes utilizados, em geral, quando se trata de um projeto que contém um fluxo de ações já conhecidas, como nos processos de aquisições ou outro padrão, em uma empresa”, acrescenta.

Rede Fechada

Independentemente do método utilizado, é fundamental garantir que a rede do projeto esteja ‘fechada’.

Ou seja, que todas as atividades tenham ao menos uma predecessora e uma sucessora, exceto a primeira atividade do projeto que não terá predecessora e a última atividade do projeto que não terá sucessora.

Dando prosseguimento na elaboração do cronograma, é preciso alocar os recursos humanos, materiais e equipamentos, além de determinar as durações com base na utilização e tipos de recursos empregados para a execução das atividades.

Exemplo: se for usado um rompedor hidráulico, o piso será demolido mais rapidamente do que se um operário utilizar uma marreta.

“Com a consolidação dessas ações temos o cronograma do projeto. Porém, é muito importante fazer a integração com as demais áreas de conhecimento e verificar a consistência do cronograma, de modo que ele seja realista e factível. Para tal, devemos verificar os custos, aquisições, comunicações, riscos, pessoas, stakeholders, qualidade, além da própria integração”, finaliza Sérgio Ricardo do Nascimento.

Leia também:

IPMA certifica gerentes de projeto

Fase de gerenciamento de implantação do projeto

Engenharia simultânea e BIM ajudam gestão de projeto

Colaboração técnica

Sérgio Ricardo do Nascimento – Engenheiro Mecânico pela Universidade Mackenzie; mestre em Engenharia Civil pelo Instituto de Pesquisas Tecnológicas (IPT) nas áreas de Planejamento e Gestão e Projeto; MBA em Gestão de Empreendimentos pelo Programa de Mobilização da Indústria Nacional de Petróleo e Gás Natural (Prominp); MBA em Gerência de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).

É sócio-diretor na Framework – Gestão e Projetos. Consultor certificado PMP® e PRINCE2® Practitioner.

Professor convidado na FGV, UFSCar, HSM Educação (professor e conteudista), IBEC, Facens, Senac, EPN/UniSantanna, e instrutor na DinsmoreCompass.