Nos últimos anos, as reuniões presenciais para gerenciamento de projetos foram bastante reduzidas em decorrência tanto da crise que atinge a economia mundial quanto da explosão de novas mídias e aplicativos como Skype, WhatsApp e Messenger. Disponíveis em celulares, tablets e notebooks, eles facilitam a troca de informações e permitem a realização de reuniões on-line e de cursos a distância.
Até mesmo o Facebook, mais conhecido por seu caráter de rede social pessoal, já é utilizado para gerenciar projetos em páginas de grupos profissionais fechados. O mesmo vale para o WhatsApp. “Não tem limites. De qualquer parte do mundo é possível se comunicar com extrema facilidade, reunindo em uma mesa virtual 15 ou 20 pessoas como se estivessem lado a lado”, comenta João Carlos Boyadjian, diretor da CPLAN – Consultoria em Gestão de Projetos e Produção.
Não tem limites. De qualquer parte do mundo é possível se comunicar com extrema facilidade, reunindo em uma mesa virtual 15 ou 20 pessoas como se estivessem lado a lado João Carlos Boyadjian
Um passo além do usual é o Skype Manager, ferramenta destinada a grupos de pessoas que o gerente de projetos administra, liberando verba aos membros da equipe. Cada um poderá utilizar essa cota se comunicando por telefone, mensagens ou ter um telefone virtual em qualquer lugar do mundo. “Lembrando que permite um controle rígido das contas de comunicação da equipe”, observa.
CONDUZINDO REUNIÕES A DISTÂNCIA
Para Boyadjian, o que determina a qualidade da comunicação tanto em reuniões presenciais quanto nas on-line é a competência do gerente de projetos em conduzi-las. Há softwares que possibilitam melhor organização de reuniões a distância, com ícones que indicam para o coordenador do encontro que alguém está pedindo a palavra. É possível nessas reuniões transmitir imagens, como transparências.
PLANO DE COMUNICAÇÃO
O professor recomenda aos gerentes de projeto que incluam esse universo virtual no seu plano de comunicação, abrangendo todas as etapas do trabalho. Diante de um amplo leque de mídias, o gestor precisa saber escolher as mais adequadas. Há, no entanto, procedimentos que exigem o uso de mídia impressa, como as eventuais mudanças de escopo que devem ser assinadas pelo patrocinador do empreendimento em conjunto com o gerente de projetos. “Afinal, implicam alterações contratuais”, reforça Boyadjian, acrescentando que, nesses casos, a assinatura digital ainda não é aceita.
A comunicação virtual é importante em todos os processos do projeto – da abertura ao encerramento –, passado pelo planejamento, execução, monitoramento e controle.
CRIAÇÃO DE UM PORTAL
Na etapa de planejamento, o gerente pode criar um portal na internet, com acesso fechado às partes interessadas. Esse canal eletrônico de comunicação também poderá ser acessado por smartphone e abrigará os relatórios e as informações. Também poderá contar com um dashboard (painel de indicadores), que aparece numa única tela atualizando permanentemente o status do projeto.
A boa prática de relato de desempenho do projeto (status report) pode ser feita, hoje, com uma riqueza muito maior de informações do que no passado João Carlos Boyadjian
O portal também será um meio de comunicação no processo de monitoramento e controle, que pode utilizar outras mídias e softwares. Bem informada, a equipe poderá adotar as medidas corretivas e replanejar as atividades, diante de eventuais problemas. “A boa prática de relato de desempenho do projeto (status report) pode ser feita, hoje, com uma riqueza muito maior de informações do que no passado”, assegura. É o caso de fotografar ou filmar determinado procedimento construtivo na obra e enviar, em tempo real, para avaliação do projetista, que pode estar do outro lado do mundo. E, ainda, incluir essa troca de comunicação no grupo de WhatsApp da equipe, atualizando a todos.
Na fase de execução, as entregas terão seus certificados publicados no portal e, também, comunicados aos intervenientes pelas demais mídias em uso. “Cabe ao gestor oficializar as entregas no banco de dados interno da organização. Ele decide como essas certificações se transferem, de maneira automática, para o ambiente do projeto”, diz. No encerramento, o gerente e a equipe, mesmo que localizados em regiões distantes, terão a oportunidade de analisar, on-line, as lições aprendidas com o projeto.
Redação AECweb / Construmarket
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Colaboração técnica
João Carlos Boyadjian – Mestre em Engenharia Naval e Oceânica pela Universidade de São Paulo (USP). Especializado em Planejamento e Finanças pela NYU-EUA e Planejamento de Produção pela Fundação Getulio Vargas (FGV). Profissional em Gerenciamento de Projetos, PMP pelo PMI-Project Management Institute, EUA. Membro da APICS-American Production Inventory Control Science-EUA.
Graduado em Administração de Empresas pela Universidade São Judas Tadeu (1977). Fundador do PMI-SP. Mentor na fundação do PMI-MG e do PMI-MT. Palestrante, Coaching, Consultor desde 1987 em Gerenciamento de Projetos e Planejamento e Controle de Produção.
Professor da FIA-Fundação Instituto de Administração, FGV-Fundação Getulio Vargas, ESALQ-PECEGE-USP, IETEC, Instituto de Educação Tecnológica, MG, INPG-Instituto Nacional de Pós-Graduação, UFSCAR em EAD de Gerenciamento de Projetos, FATEC-Faculdade de Tecnologia de São Paulo.
Autor do e-book em Gerenciamento de Projetos. Coautor do livro Gerenciamento de Projetos em tirinhas de Alonso Soller. Coordenador dos cursos de Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos da FATEC-SP e CPLAN. Presidente da JCB-Management.
