Redação AECweb / Construmarket
Há cerca de cinco anos teve início um movimento traduzido em novos modelos e metodologias para a simplificação da gestão de projetos, desburocratizando documentos e revisando processos e procedimentos do setor.
O PM Mind Map®facilita a gestão do dia a dia, colaborando no monitoramento e controle da gestão de projetos Paulo Mei
Foi uma resposta às pesquisas Pulse of the Profession®, do Project Management Institute (PMI), e às realizadas pelo consultor Darci Prado, que mostravam baixos resultados e fraco desempenho da atividade.
“Com base no modelo visual de negócios Business Model Generation (BMG), criado por Alex Osterwalder e Yves Pigneur em 2009, foram desenvolvidos modelos visuais que, além de simplificar a gestão de projetos, facilitam sua comunicação”, lembra o professor e consultor Paulo Mei, criador do modelo PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos, que deu origem ao livro de mesmo nome publicado em 2015.
A gestão de projetos de pequeno, médio e grande porte pode ser simplificada com a utilização do PM Mind Map® (foto: shutterstock/Diego Cervo)
“Aderi a esse movimento porque via que aplicar integralmente o Project Management Body of Knowledge (PMBOK) da maneira burocrática como vinha sendo feito não trazia resultados. Era um excesso de documentos para a gestão de projetos, criando planos de projeto extensos que raramente eram lidos pela maioria das pessoas da equipe e demais stakeholders”, explica.
AVANÇOS
Mei constatou que a maioria dos modelos visuais existentes tratava bem do planejamento do projeto, mas falhava no tocante à gestão, o que o levou a desenvolver o seu próprio modelo.
“O PM Mind Map® facilita a gestão do dia a dia, colaborando no monitoramento e controle da gestão de projetos” ressalta. É aplicável a qualquer tipo e porte de projeto. Para os menores, de poucas entregas e reduzido número de profissionais envolvidos, o método pode ser usado sem a necessidade de qualquer outra ferramenta.
Nos projetos mais complexos, talvez algumas ferramentas auxiliares possam colaborar com a boa gestão. “Neste caso, o PM Map tem grande utilidade na fase inicial de planejamento e de comunicação do projeto à maioria dos envolvidos, além de promover a perfeita integração”, diz o professor.
Para ele, o método simplifica a comunicação, a ponto de qualquer pessoa entender o projeto. Toda a equipe fica concentrada numa única página, atuando com o objetivo comum, o de negócios da organização a que o projeto se destina.
Os profissionais envolvidos acompanham, visualmente, aspectos como: quais são as entregas; quais são e quando os riscos podem acontecer; quais são as premissas; quais são as restrições e como o projeto está se organizando para atendê-las; quem são e qual o papel de cada stakeholder no projeto e quais são os requisitos demandados.
POST-ITS
O modelo com preenchimento através de post-its (foto: Paulo Mei)
A aplicação do método é simples: em uma página A1 (84 cm x 59 cm), todos os dados do projeto podem ser preenchidos através de post-its. Nesse painel, estão reunidas as informações que vão desde objetivos de negócio até o controle mês a mês ou semana a semana dos indicadores do projeto. Podem ser utilizadas, também, uma folha de papel A0 (84 cm x 119 cm), para projetos maiores e mais complexos, ou duas folhas A3 (29 cm x 42 cm) para projetos menores e mais simples, ou até mesmo para startups.
“Na prática, o PM Mind Map consiste em tornar acessíveis ao olhar as principais informações da gestão de projetos”, reforça. Mais visual e intuitivo, o método dispensa os profissionais da obrigação de ler centenas de páginas de documentos.
“O modelo trabalha com os elementos da gestão de projetos que já são tratados, há anos, na literatura, como faz o PMBOK. Ele não traz nada de novo, mas além de tornar visual, integra tudo o que estava sendo abordado de forma isolada na gestão de projetos”, comenta Mei.
Na prática, o PM Mind Map consiste em tornar acessíveis ao olhar as principais informações da gestão de projetos Paulo Mei
Ele exemplifica: normalmente, quando se trata do escopo, a gestão de projetos se refere à WBS e às entregas; a gestão do tempo (ou gestão do cronograma como na mais recente versão do Guia PMBOK®) se reporta ao cronograma e às tarefas; quando se lida com os custos, estuda-se os custos para executar as tarefas. “No PM Map®, tudo isso está integrado, reunido numa única página”, destaca, acrescentando que as pessoas percebem o quanto tudo se interliga na gestão de projetos.
ACESSO
Paulo Mei informa que o modelo está disponível para download no site www.pmmindmap.com.br. Há, ainda, vídeos na Internet que mostram treinamentos realizados pelo professor e indicam como preencher as informações do projeto. Já o embasamento teórico é detalhado no livro PM Mind Map – A gestão descomplicada de projetos, lançado em 2015 pela editora Brasport (clique aqui e baixe gratuitamente o e-book).
Os treinamentos em sala de aula são feitos em dois modelos. De forma lúdica, em que os participantes constroem uma casinha de papel aplicando o método e todos os conceitos da gestão de projetos. Ou, no formato que utiliza os projetos reais das organizações, ao final do qual os profissionais levam o painel criado com todos os dados e já saem trabalhando. “Nos dois casos, os resultados e a aplicação do modelo são imediatos”, conta.
Colaboração técnica
Paulo Mei – Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Consultor, instrutor e professor em gestão de projetos e portfólios, além de membro ativo do PMI de São Paulo.
Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos. Há dez anos, ministra aulas em pós-graduação, MBA’s e em cursos de Gestão Prática de Projetos e Certificações PMP® e CAPM®.
É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015). Atualmente comanda o Escritório de Projetos e Transformação da Jequiti, no Grupo Silvio Santos.
