Se a sua obra sofre constantemente com atrasos ou você não consegue identificar oportunidades para adiantar as tarefas e assim cumprir os prazos, pode ser interessante começar a acompanhar os indicadores de lead time e lag time.
A partir deles, o gestor do projeto consegue fazer um planejamento mais preciso, verificando potenciais avanços ou atrasos e, assim, otimizar a sua obra para que ela seja concluída com sucesso.
Neste post, você conhecerá mais sobre o que são essas métricas, como elas ajudam no gerenciamento de projetos e qual a importância delas para melhorar a performance da obra.
O que é lead time?
O Lead Time é uma métrica que indica o tempo que o projeto será concluído após ter sido iniciado. Geralmente, é aplicada pelos profissionais no momento de avaliar se uma atividade posterior poderá ser adiantada e quanto tempo levaria para ser concluída.
Para exemplificar melhor, podemos pegar como exemplo duas atividades: uma delas levará 6 dias para ser finalizada, e a outra 4 dias. Isso nos dá 10 dias de trabalho. Porém, se possível, o gerente do projeto pode adiantar a segunda atividade em 3 dias antes da conclusão da anterior, fazendo com que toda essa etapa do projeto leve 7 dias para ser concluída.
Assim, neste exemplo, a segunda atividade possui um lead time de 3 dias, pois este é o período em que a sua execução pode ser adiantada.
Para descobrir o lead time, é necessário que o gestor do projeto levante algumas informações, como:
- Os itens que serão utilizados na obra e o tempo que leva para o fornecedor entregá-los;
- O tempo necessário para realizar cada etapa da obra;
- A quantidade de tempo que cada pessoa na equipe poderá trabalhar na obra.
Dessa forma, ao trabalhar em cima desses dados, será possível determinar no planejamento o lead time de cada atividade.
Qual a importância do lead time na gestão de projetos?
A principal vantagem do indicador lead time é a otimização de tempo. Quando o gestor consegue identificar os lead times de cada atividade de um projeto, ele pode aproveitar melhor esse período.
Assim, é possível replanejar as tarefas com mais objetividade, fazendo com que o seu time ganhe tempo. Com isso, o empreendimento pode, muitas vezes, ser concluído dentro ou até mesmo antes do prazo.
No gerenciamento de projetos é comum ver o lead time sendo utilizado em fluxos de trabalho como o Kanban. Neste modelo, as tarefas são divididas em categorias, como: “Tarefas A Fazer”, “Tarefas em Andamento” e “Tarefas em Espera”.
Neste fluxo, o lead time se estende por todas essas etapas. Cada vez que uma nova tarefa é adicionada, a plataforma de gestão de projetos pode facilmente realizar a contagem do lead time de cada uma.
Mas, na hora de trabalhar com essa métrica, é importante não confundi-la com o tempo de ciclo em um projeto. O tempo de ciclo mede a quantidade de tempo que uma tarefa já iniciada leva para ser concluída.
Ao contrário do lead time, o tempo de ciclo não inicia a sua contagem quando a atividade é adicionada no gerenciamento do projeto, mas sim quando alguém do time começa a executá-la.
O que é o Lag Time?
Já o lag time se refere ao momento em que uma atividade é iniciada com atraso. Muitas pessoas já conhecem esse termo, pois ele é muito utilizado para dizer quando uma conexão com a internet está lenta.
Mas, quando é aplicado no gerenciamento de uma obra, esse indicador pode ser usado para indicar atrasos significativos do seu projeto. Sendo assim, para descobrir o valor do lag time, você pode simplesmente utilizar a diferença entre a data atual com a data prevista da conclusão da atividade.
Para exemplificar, podemos considerar que uma atividade estava prevista para ser concluída no dia 10. Porém, quando o dia 13 chegou a atividade continuou sem conclusão. Isso significa que ela teve um lag time de 3 dias.
Lag Time no gerenciamento de projetos
O atraso de uma tarefa acontece por diversos motivos. Às vezes, o tempo determinado para concluir uma atividade não foi suficiente ou então ocorreu um imprevisto que fez a tarefa ficar pausada por dias.
O lag time prejudica ainda mais o projeto quando a tarefa em atraso possuía duas ou mais atividades que dependiam da conclusão dela para serem executadas. Isso faz com que todo o planejamento feito anteriormente seja afetado e precise ser reorganizado para entregar a obra a tempo.
Além disso, o atraso também pode causar problemas de orçamento, onde às vezes é necessário adquirir mais matéria-prima que não estava prevista em um primeiro momento.
Tempo de espera VS Tempo de atraso
Por mais que seja importante conhecer estas métricas, às vezes fica confuso no dia a dia para identificar cada uma delas corretamente e saber diferenciá-las.
Para isso, você pode tentar analisá-las como o tempo de espera ou “o que poderia ser” (lead time) e o tempo de atraso ou “o que é” (lag time).
Aqui, é importante perceber que a principal diferença dessas duas medidas é o impacto que elas trazem no projeto. O lag time gera um resultado negativo, já que atrasa o andamento das demais tarefas e prejudica o cronograma de um projeto.
Já o lead time traz um impacto positivo, pois a partir dele é possível identificar quando uma atividade pode ser iniciada com antecedência para ser concluída antes do prazo. Ao fazer isso, as demais atividades não serão prejudicadas e, em alguns casos, poderão ser iniciadas antes do tempo determinado também.
Indicadores de Lead e Lag na gestão de projetos
Quando é feito o acompanhamento desses dois indicadores no seu projeto, você consegue avaliar o desempenho da obra com mais objetividade. Ao ter o lead e lag time, é possível comparar os dois para ver o que pode ser adiantado e o que acabou atrasando.
Ao fazer essa análise, você consegue revisar o seu planejamento e implantar melhorias para que as próximas etapas do projeto possam acontecer sem maiores problemas.
Dessa forma, você garante que a sua obra terá mais qualidade, já que o gerenciamento dela está sendo otimizado a todo momento e o cliente receberá o que pediu dentro do prazo.
Uma forma interessante de conseguir melhorar os indicadores de lead e lag time, é realizar a gestão de riscos da sua obra. Ao fazer isso logo no início do projeto, você conseguirá se preparar melhor para os imprevistos e fazer com que eles não causem atrasos no empreendimento.
Para saber sobre a importância de gerenciar os riscos, confira este artigo do nosso blog!
