A Gestão de Contratos, ou Administração Contratual, de acordo com o professor Ítalo Coutinho, coordenador de Cursos de Pós-Graduação em Gestão de Projetos do Instituto de Educação Tecnológica (IETEC), abrange desde o planejamento dos insumos para a obra, seleção dos fornecedores, acompanhamento do processo licitatório, administração dos fornecimentos, inspeção e diligenciamento dos trabalhos até o encerramento formal das entregas dos itens adquiridos.
“O gestor de contratos”, orienta, “deverá participar de todas as etapas do processo de aquisição ainda na fase de escolha dos fornecedores, administrando os contratos estabelecidos e documentando todas as etapas do fornecimento. É o responsável por estabelecer um cronograma de monitoramento e controle das aquisições de produtos e serviços e, em caso de desvios, agir com planos de ação”, afirma.
Para atuar como gestor de contratos na Construção Civil, Coutinho informa que o profissional pode ter formação primária em Administração, Arquitetura, Engenharia Civil ou de Produção, mas é importante que seja pós-graduado em Gestão de Projetos e domine temas de planejamento, construção e montagem.
“Com sua experiência, o gestor deve auxiliar na elaboração dos contratos e avaliar como foram feitos os fornecimentos anteriores, certificando-se de que o serviço ou produto do contrato esteja bem explícito no seu texto principal ou nos anexos”, comenta. Para dar suporte adequado à escolha dos fornecedores, elaboração e condução do contrato, o gestor precisa ter conhecimento do projeto, seus documentos de engenharia (plantas, diagramas, listas de materiais) e de planejamento (cronogramas, organogramas, mapa de riscos). De posse de informações completas, ele estará em condições de auxiliar na elaboração do contrato, sempre apoiado pelo departamento jurídico de sua empresa.
O professor reforça que os contratos devem garantir a característica do ganha-ganha para as partes envolvidas. “Devem ter clareza em suas cláusulas e anexos para dar suporte ao entendimento do escopo, e prever regras para resolução de impasses ou reivindicações”, orienta. Na elaboração de um contrato, diz Coutinho, a relação entre fornecedor e contratante precisa ser recoberta de profissionalismo. Para atender a ambas as partes, o documento deve ser redigido com terminologia clara e respaldado pelos setores jurídicos das partes envolvidas. “Cláusulas determinando o escopo, o que está fora do escopo, limites, restrições, premissas e condições para resolução de pleitos devem estar presentes na redação contratual”, orienta.
Baixe nosso Kit de Comunicação para diminuir ruídos de comunicação durante a gestão de projetos!
Equilíbrio
O gestor deve estar presente na obra para garantir que o plano estabelecido se cumpra, mantendo o equilíbrio da relação ganha-ganha entre as partes Ítalo Coutinho
O equilíbrio físico-financeiro de um contrato, na opinião de Coutinho, é estabelecido bem antes de seu início. Para ele, o gestor deve fazer a análise de dois fatores importantes: a construtibilidade, que é a capacidade de construção e o fornecimento da empresa fornecedora; e a sua capacidade de execução, seja técnica ou financeira. “Após essa análise, e o sinal verde dado para início ou continuidade do processo, o gestor deve estar presente na obra para garantir que o plano estabelecido se cumpra, mantendo o equilíbrio da relação ganha-ganha entre as partes”, diz.
Portanto, após a assinatura do contrato, o gestor deve ter presença constante, seja na empresa do fornecedor contratado, na obra, ou em terceiros envolvidos, para acompanhar, monitorar e controlar o fornecimento de materiais e serviços por meio de relatórios, inspeção e diligências. Caso encontre algum desvio, o gestor deve estabelecer a execução de um plano de ação coerente para sanar o problema.
Leia também: Gestão de contratações e aquisições deve ser estratégica
Relatórios
Tem sido comum aos contratantes e contratados recorrerem às Câmaras de Arbitragem, evitando a justiça comum, lenta e despreparada. Essas câmaras contam com profissionais das áreas envolvidas. Eles atuam de modo independente, como especialistas e peritos nos temas controversos Ítalo Coutinho
Para acompanhar a obra, o Gestor de Contratos deve solicitar diariamente, ou no máximo uma vez por semana, o Relatório Diário de Obra (RDO). Esse documento deverá ser composto por informações básicas, como condições climáticas, número de profissionais e equipamentos envolvidos, ocorrências e desvios do dia, plano de atuação da semana, frentes futuras de trabalho e muitas fotografias, sempre com legenda e explicação. O RDO, diz, é o instrumento adequado para acompanhar a obra e dar suporte às decisões.
Caso o contrato não esteja sendo seguido, o gestor deve abrir o Relatório de não Conformidade (RNC) para poder evidenciar o desvio ou o descumprimento de determinado item e definir a correção necessária e o prazo. Com o RNC, ele irá comunicar a todas as partes envolvidas no empreendimento sobre o que está ocorrendo, informando que o fornecimento se encontra fora dos projetos de engenharia ou das cláusulas contratuais.
Em situações como esta, Coutinho recomenda que o gestor promova reuniões, onde o clima amistoso deverá prevalecer. Não havendo interesse da empresa fornecedora em atender e resolver a não conformidade, a contratante deverá executar as cláusulas contratuais pelos meios legais e exigir que se cumpra o que fora contratado inicialmente. “Tem sido comum aos contratantes e contratados recorrerem às Câmaras de Arbitragem, evitando a justiça comum, lenta e despreparada. Essas câmaras contam com profissionais das áreas envolvidas. Eles atuam de modo independente, como especialistas e peritos nos temas controversos”, explica.
Em caso de controvérsias, a primeira ação do gestor deve ser no sentido de compreender qual desvio ocorreu no andamento do contrato, o que está sendo pleiteado, qual é a sua causa e consequências, tomando o cuidado de se certificar de que o problema realmente existe. Coutinho orienta que é importante evitar preconceitos e informações incipientes. “O gestor deve tratar das questões com fatos argumentados e reais, para que a análise seja feita corretamente e as decisões possam ser tomadas de modo coerente e responsável”, afirma.
Leia também: Lean thinking ajuda o gestor a cumprir os cronogramas
Redação AECweb / Construmarket
COLABOROU PARA ESTA MATÉRIA
Ítalo Coutinho – Engenheiro Mecânico formado pelo Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais (CEFET-MG); pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Instituto de Educação Tecnológica (IETEC) e mestre em Administração de Empresas pela Universidade FUMEC, de Minas Gerais.
Responsável pelos contratos de Engenharia e Construção da empresa Saletto Engenharia de Serviços. Participou da elaboração da Norma de Avaliação de Desequilíbrio Físico-Financeiro de Projetos de Engenharia e Construção do Instituto Brasileiro de Avaliações Periciais (IBAPE-MG); diretor administrativo do IBAPE-MG, coordenador de cursos de pós-graduação do IETEC.
Autor de diversos artigos sobre Engenharia e Construção (destaque para “Serviços de Gerenciamento: Os Desafios nos Grandes Projetos de Engenharia”, revista Mundo PM), Filiado ao Project Management Institute (PMI), Apoiador do Portal de Gestão de Projetos PMKB.com.br
