Gestão de contratações e aquisições deve ser estratégica

Confira por que a gestão de contratações e aquisições é tão importante na construção civil.
trabalhadores da construção civil apertando as mãos

“Gerenciar determinado processo é buscar otimizar o seu resultado. Aquilo que for gerido de forma descuidada pode produzir um resultado médio. Se gerenciado com eficiência, deverá necessariamente produzir resultado melhor”. Detalhada no livro recém-lançado ‘Desatando Nós’, a afirmação do engenheiro Frederico Martinelli, professor da Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (Poli-USP), estabelece íntima relação entre gestão e eficiência para qualquer atividade econômica.

Ele vai ao centro da questão, ao lembrar que o termo gerenciamento de projeto vem de uma confusa tradução do inglês – project manager – que, para melhor entendimento em português, deve ser conceituado como gerenciamento de empreendimento. “Pois esse é o comprometimento desse gestor: supervisionar todos os processos que englobam a produção de um empreendimento de construção, desde a sua concepção quando se discute a viabilidade econômica e as concepções para os projetos multidisciplinares, até a entrega do bem ao cliente. O gestor acompanha, analisa e decide a favor dos melhores resultados para o empreendimento, ao longo de todo o seu ciclo de produção”, esclarece.

De acordo com Martinelli, o gestor de contratações e aquisições atua em todas as etapas do processo de suprimentos, para obter o melhor resultado possível em todos os contratos de aquisição celebrados para aquele empreendimento. “Como melhor resultado possível pode-se objetivar conseguir a coisa certa, no lugar, custo, prazo, com qualidade e quantidade corretas”, acrescenta.

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ETAPAS

O gestor do projeto é responsável por tudo que possa afetar o resultado de seu empreendimento. Portanto, o setor de suprimentos deve ser entendido como um prestador de serviço, um terceirizado interno do empreendimento, dentro de um arranjo matricial na organização

 

 

bim projetos pre fabricados

“Modernamente, a gestão de suprimentos é entendida como uma espécie de grande operadora logística, que principia sua atuação desde a extração até a aplicação do material dentro da obra”, destaca o professor. Ele se refere ao fato de que a indústria da construção civil tem uma das mais longas cadeias produtivas. Começa na matéria-prima, nas minas e lavras do país, passa pelas indústrias de transformação produzindo insumos, até chegar à indústria de beneficiamento e, finalmente, à obra.

As etapas do processo de compras e aquisições são inúmeras. “A partir de um projeto executivo com status de L.O – liberados para obra –, o setor inicia seu planejamento com base nas informações de um banco de dados com as quantidades e as especificações completas dos materiais e serviços. Elabora ou recebe pronto um cronograma de suprimentos da obra, que deve ser consolidado ao de outras obras, para o fortalecimento do poder de barganha da empresa”, diz. Com o cronograma de suprimentos consolidado, é iniciada a seleção de fornecedores e a formação de parcerias longevas de fornecimento.

Segue-se a etapa de aquisição com a solicitação de propostas comerciais, análise dos riscos, negociação de condições comerciais e aprovação do pedido. Aprovada a aquisição, vem a elaboração do contrato. “O contrato de suprimento deve guardar perfeita proporcionalidade com o contrato de construção, pelo qual a construtora foi contratada”, comenta o professor. A próxima etapa é a programação e recebimento, com todas as suas implicações logísticas, intra e extra canteiro. “A fase extra canteiro muito pouca atenção tem recebido das empresas contratantes”, observa.

Como praxe de mercado, sabemos que 50% ou mais do custo total de um empreendimento é atribuído ao custo de construção. Tal valor dimensiona a responsabilidade e o potencial de dano do processo de suprimentos mal gerido, onde a aquisição de materiais e serviços pode pesar outros 50% desse valor

No recebimento, é feita a análise da qualidade do fornecimento, na conhecida avaliação de fornecedor, quando ocorre a aceitação ou a devolução do produto. Se aceito, o produto segue para armazenamento e controle de estoque. “O processo é finalizado com a liberação de pagamento e a importantíssima – e negligenciada – etapa de encerramento formal do contrato de fornecimento”, afirma. Além dessas etapas operacionais, o setor de aquisição e contratações deve realizar tarefas entendidas como estratégicas. Entre elas estão a avaliação permanente das oportunidades do mercado fornecedor e o desenvolvimento de estratégias específicas de aquisição para determinado produto, entendido como de alta significância para aquele empreendimento.

O plano de compras e aquisições para a obra é de responsabilidade do gestor de projetos, que convoca o setor de compras e suprimentos para operacionalizar. É fundamental, no entanto, que “o gestor de projetos delegue – e não ‘delargue’ – estas etapas ao gestor de suprimentos”, sublinha Martinelli, que continua: “O gestor do projeto é responsável por tudo que possa afetar o resultado de seu empreendimento. Portanto, o setor de suprimentos deve ser entendido como um prestador de serviço, um terceirizado interno do empreendimento, dentro de um arranjo matricial na organização”.

 

 

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CONHECIMENTOS

Suprimentos, na sua forma ideal, devem ter o seu funcionamento como um mecanismo de relojoaria. Não há um único ou grande desafio. Tudo precisa estar sincronizado, como em um relógio, onde o detalhe do segundo é tão importante quanto o do minuto, ou o da hora. Acertar no custo e errar no prazo de entrega pesa contra os resultados pretendidos, tanto quanto acertar no prazo e errar na quantidade ou qualidade, e assim sucessivamente

Os conhecimentos envolvidos para gerenciar contratações e aquisições de forma satisfatória são, segundo ele, ponto nevrálgico do processo de aquisição. “Como praxe de mercado, sabemos que 50% ou mais do custo total de um empreendimento é atribuído ao custo de construção. Tal valor dimensiona a responsabilidade e o potencial de dano do processo de suprimentos mal gerido, onde a aquisição de materiais e serviços pode pesar outros 50% desse valor”, alerta. Portanto, o preparo adequado da equipe de suprimentos é também chave para o sucesso no resultado esperado do empreendimento.

Ele ensina que, na condição ideal, os postos de trabalho na área exigem conhecimento técnico de construção, na etapa de aquisição; conhecimento sobre negociação, na etapa de comercialização. Já na etapa de entrega, demandam conhecimento de logística; a de contratos requer conhecimentos comerciais, tributários e de direito. Finalmente, a fase estratégica pede uma visão em nível de direção da empresa. A multidisciplinaridade é requisito fundamental da função.

“O sucesso do empreendimento virá da condução eficiente desse processo, que pode colaborar com grandes oportunidades e vantagens comerciais bem negociadas ou não. Algumas – entre tantas outras ameaças corriqueiras à eficiência da gestão das aquisições – são a pontualidade ou o atraso do fornecimento; descontos ou acréscimos nos preços; boa ou má gestão do fluxo de caixa da empresa; reajustes acima ou abaixo do índice contratual; e gestão eficiente ou não dos claims não previstos”, elenca Martinelli.

O professor finaliza com uma recomendação: “Suprimentos, na sua forma ideal, devem ter o seu funcionamento como um mecanismo de relojoaria. Não há um único ou grande desafio. Tudo precisa estar sincronizado, como em um relógio, onde o detalhe do segundo é tão importante quanto o do minuto, ou o da hora. Acertar no custo e errar no prazo de entrega pesa contra os resultados pretendidos, tanto quanto acertar no prazo e errar na quantidade ou qualidade, e assim sucessivamente”. E ressalva que “o maior desafio talvez seja o de convencer as organizações do nosso setor quanto à relevância estratégica dos benefícios que podem ser obtidos com a correta atenção a seu processo de gestão de aquisição e contratações”.


Redação AECweb / Construmarket


Leia também:

Gerentes de projetos devem atuar com autonomia

O papel das Extranets na construção civil

Gestão de projetos x gestão de empreendimento


Colaborou para esta matéria:

Frederico Augusto Martinelli – Graduado em Engenharia Civil pela Escola de Engenharia Mauá em Administração de Empresas pela Universidade Mackenzie. Pós-graduado (stricto-sensu) como Mestre em Engenharia pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (Poli-USP).

Atuou por dez anos como consultor sobre sistemas de gestão na Rossi Residencial para as áreas de: tecnologia, gestão da produção, redução de custos e gestão da qualidade. Foi gerente de Projetos e supervisor de Obras em construtoras diversas, entre elas a Veplantec, Veplan e Encol, em empreendimentos desde o popular ao alto padrão e shopping centers.

Por três anos, ocupou a gerência de Produção de pré-moldados da EMURB/PMSP. Leciona no curso de MBA da Poli/USP na área de Gestão e Produção de Edifícios. É autor do livro “Desatando Nós”, voltado a gestão e princípios de eficiência no trabalho, publicado pela editora LCTE.

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