Gestão de contratações deve ser feita com contrato e acompanhamento

De acordo com João Antonio de Almeida Junior, consultor na área de contratos e aquisições, os processos da gestão das contratações e aquisições em um projeto, prescritos pelo PMI – Project Management Institute – são muito simples. E o princípio básico do processo de aquisições é a comunicação.

“A comunicação é importante na medida em que o contratante está necessitando de produtos ou serviços – escopo – e para isso prepara uma mensagem – convite –, que é recebida pelo mercado, que emite propostas. Em seguida, ocorre uma negociação, é feito um contrato administrado pelas partes e encerra-se o processo. É uma troca contínua de informação entre todos, e o segredo do sucesso de aquisições está na comunicação precisa. Mas, para isso, é preciso que haja um constante feedback”.

Almeida Junior explica que tudo se reduz à comunicação. “Intuitivamente, muitas pessoas e profissionais são natos na arte de se comunicar. Já nascem com isso. Enquanto outros não possuem essa aptidão, têm dificuldades ao se comunicarem”.

CONTRATO

Precisamos, basicamente, estabelecer indicadores do que esperamos receber e o tempo em que esperamos receber. Isso além de preservar a relação e evitar cobranças frequentes, ajuda a criarmos uma disciplina e termos parâmetros razoáveis para aprimorarmos nosso planejamento. No contrato interno, especificamente, o mais importante é o tempo de atendimento João Antonio de Almeida Junior

O ‘Acordo de Nível de Serviço’ ou SLA – Service Level Agreement – é instrumento fundamental em todas as contratações tanto internas quanto externas. “Precisamos, basicamente, estabelecer indicadores do que esperamos receber e o tempo em que esperamos receber. Isso além de preservar a relação e evitar cobranças a todo tempo, ajuda a criarmos uma disciplina e termos parâmetros razoáveis para aprimorarmos nosso planejamento. No contrato interno, especificamente, o mais importante é o tempo de atendimento”, afirma Almeida Junior.

PROCESSOS

Os processos estabelecidos pelo PMI são muito importantes. “Eles nos educam e aprimoram as aquisições e a comunicação, nos ajudando a remover nossos ‘sisos’ de ineficiência ao contratar e comunicar. Eles são um roteiro prático, mas não são novidade. O saudoso professor Carlos Salles, da FGV, talvez o ‘pai’ do Gerenciamento de Projetos no Brasil, dizia sempre com a propriedade que lhe era característica, que o PMBOK era uma trilha e não um trilho”, comenta o consultor.

Ele conclui: “Assim, os processos são planejar as aquisições, realizar as aquisições, administrar as aquisições e encerrar as aquisições. Nada mais que um PDCA – Planejar, executar, checar e agir – com uma boa comunicação”.

CONTRATAÇÕES

De acordo com Almeida Junior, a contratação por resultados no Brasil precisa melhorar muito. “É complicado, porque a mensuração de resultados é, às vezes, bem difícil. Nós ainda não temos – e as empresas resistem bastante a isso – processos de transparência que indiquem, corretamente, quais foram os resultados. E também alguém externo, como uma consultoria ou auditoria, que assegure que o resultado que o contratante está informando, é o que ele realmente teve. O outro problema é um histórico razoável de resultados que se deseja alcançar. Se não temos esse histórico, a fixação de um número futuro pode levar a excessos tanto por parte do contratante como a uma minimização por parte do contratado”.

O segredo do sucesso de aquisições está na comunicação precisa. Mas, para isso, é preciso que haja um constante feedback João Antonio de Almeida Junior

FORNECEDORES INTERNOS

É possível contratar um fornecedor interno, ou seja, que já está dentro da organização executora do projeto. “Mas estamos lidando com seres humanos que estão sujeitos a erros. Com um fornecedor interno as chances dessas situações ocorrerem com mais força é maior, porque não há a ‘mão invisível do mercado’ regulando a relação.”

“Muitas pessoas dizem que basta colocar o fornecedor interno para concorrer com o externo. Isso é difícil, mas possível. A tendência é que o fornecedor interno passe a ser um simples terceirizador do que se pretende contratar e, com isso, criamos mais um nível de trâmite de informação, bloqueando e atrapalhando a comunicação. O serviço jurídico interno é um bom exemplo disso”, explica o consultor.

RELAÇÃO COM AS DEMAIS ÁREAS DE CONHECIMENTO

“Vamos pensar no profissional de aquisições e contratos como um jogador de futebol. O jogador de futebol tem a sua posição que é chamada de posição de ofício. O meio de campo faz a ligação entre a defesa e o ataque. Mas ele tem que jogar dinamicamente em todas as posições e enxergar o movimento de todos os outros jogadores. O homem de aquisições é assim. Ele tem que enxergar o que todas as áreas da empresa estão fazendo ao mesmo tempo.”

“Mas o bom jogador de futebol precisa de treino e de um bom técnico. O técnico é alguém que está vendo ele de fora, o CEO ou o gerente do projeto, que vai dizer que o profissional está jogando muito avançado e, portanto, precisa recuar. Ou que ele está muito ‘fominha’ e tem que passar a bola, pensar mais no conjunto. E isso só se obtém através do treino diário.”

“É claro que o profissional de aquisições pode nascer com essa habilidade. Já outros aprendem a jogar e vão se tornar ótimos jogadores, mas para isso é preciso de conhecimento, estudo, treino e disciplina. Então o envolvimento da área de aquisições com as outras áreas de conhecimento do PMI é total. Ela é o meio de campo de todo o processo de gerenciamento de projeto e o gerente de suprimentos é o grande operador do gerenciamento de contratos e aquisições”, diz o consultor.

DESAFIOS

O envolvimento da área de aquisições com as outras áreas de conhecimento do PMI é total. Ela é o meio de campo de todo o processo de gerenciamento de projeto e o gerente de suprimentos é o grande operador do gerenciamento de contratos e aquisições João Antonio de Almeida Junior

Os principais desafios do gerenciamento das contratações e aquisições é a melhoria da comunicação. “Padecemos também de uma formação extremamente limitada de nossos profissionais de aquisições, principalmente na construção civil, montagem e construção pesada. Limitada também é a formação em engenharia de custos dos grandes contratantes, com exceções é claro. Para melhorarmos, é preciso treinamento, disciplina e, antes de tudo, reconhecer que não somos bons o quanto achamos que somos. Somente reconhecendo nossa limitação, como seres humanos, seremos capazes de dar o primeiro passo.”

“A partir daí, um bom começo é um sólido aprendizado e prática das prescrições do PMBOK, sempre com bom senso e aplicando a dose do remédio conforme o mal do doente. Se aplicarmos demais, corremos o risco de matar o doente de tanto procedimento e burocracia”, comenta o consultor.

Redação AECweb / Construmarket

Colaborou para esta matéria:

João Antonio de Almeida Junior – Engenheiro Civil formado pela UFMG – Universidade Federal de Minas Gerais -, Administrador de Empresas formado pela UNESA – Universidade Estácio de Sá -, MBA em Gerenciamento de Projetos pela FGV e estudante de Direito na UNESA.

É um especialista em Claims de Construção na indústria da construção civil e montagem eletromecânica. Possui experiência em contratações e aquisições e gerenciamento de contratos de fornecimento e prestação de serviços. É professor nos ramos de claim, contratações, financiamento imobiliário e matemática financeira.

administrator