EAP é ferramenta essencial para o gerente de projeto

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta utilizada pelo gerente de projeto para desmembrar todo o trabalho em componentes menores, representando cada um dos entregáveis – atividades gerenciais que podem acontecer em fases distintas – de um empreendimento.

“No dia a dia, o gestor deve utilizar esse instrumento de forma contundente, mesmo porque é fundamental o uso disciplinado das práticas estabelecidas pelo Project Management Institute (PMI) [certificação profissional em gerenciamento de projeto] e outras entidades”, diz o professor doutor Roque Rabechini Jr, diretor da consultoria C&R.

O primeiro documento de que o gerente dispõe é o Termo de Abertura de Projeto, que informa dados essenciais, como o que é o projeto, seus objetivos, investidores, responsáveis, prazo e escopo. Apesar de o Termo apresentar o escopo dos entregáveis, ele o faz de forma macro.

“A EAP é a oportunidade de fazer o desmembramento mais detalhado, representando os produtos e os entregáveis”, diferencia Rabechini.

No dia a dia, o gestor deve utilizar esse instrumento de forma contundente, mesmo porque é fundamental o uso disciplinado das práticas estabelecidas pelo PMI e outras entidades.”

Roque Rabechini Jr.

 

 

Desafios da usabilidade da EAP

Ao negligenciar a produção de sua Work Breakdown Structure (WBS) – EAP, em inglês –, o gerente terá uma visão apenas parcial de todos os entregáveis do projeto.

Um alerta importante é que a ferramenta deve ser construída com base no projeto e não isoladamente. Dessa forma, o mapeamento dos entregáveis é um passo que facilita a organização das atividades seguintes.

Rabechini exemplifica: “se estou fazendo a construção num condomínio e preciso cercar a casa, os pedreiros podem erguer as paredes enquanto outra equipe levanta o muro, sem que uma atividade dependa da outra. Fica claro que se trata de dois entregáveis, um muro e o levantamento da casa.

Assim, é possível aproveitar os recursos e, paralelamente, cumprir dois entregáveis. No entanto, há também o caso das entregas sequenciais, ou seja, uma depende da outra, como fundações, paredes e telhado, que estarão estruturadas na EAP.”

A ferramenta é válida para qualquer porte de projeto, desde os pequenos como a construção de uma residência, até empreendimentos maiores, a exemplo de hidrelétricas. A diferença é que, no grande projeto, é preciso compreender a complexidade das interfaces.

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Auxiliando o setor de compras

A EAP pode auxiliar a organização das atividades de compras e suprimentos de duas formas: organizando-as de modo que possam ser realizadas dentro dos entregáveis, ou estruturando-as como grupo de entregáveis.

Nesta última, é possível fazer a representação de determinado tipo de material a ser comprado no âmbito do projeto.

Por exemplo, por meio de uma estrutura que abrangerá: a especificação, a seleção dos fornecedores, a licitação, as propostas de fornecedores, a seleção dos fornecedores e a efetivação da compra. “Cada uma das atividades decorrentes estará prevista na EAP como entregáveis”, destaca.

Uma das mais importantes vantagens da EAP talvez seja a possibilidade de se estabelecer custos para cada grupo e cada pacote de trabalho. O que resulta disso refletirá num orçamento muito mais interessante.“

Roque Rabechini Jr.

 

Vantagens da EAP

As vantagens da utilização da ferramenta são muitas, a começar pelo benefício de o gerente de projetos ter a visão integrada de todo o escopo do projeto e estabelecer responsáveis pelos diversos grupos de trabalho.

“Uma das mais importantes vantagens da EAP talvez seja a possibilidade de se estabelecer custos para cada grupo e cada pacote de trabalho. O que resulta disso refletirá num orçamento muito mais interessante”, ensina o professor.

A ferramenta é, ainda, uma excelente fonte de avaliação do risco do projeto, particularizado em cada pacote de trabalho. Por fim, em alguns casos, é possível reutilizá-la como base para um novo projeto, de caráter semelhante a outro concluído.

“Por exemplo, a construtora que executou as obras de uma hidrelétrica e fará mais uma poderá utilizar a EAP da primeira, para se nortear”, conclui Rabechini.

 

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Redação AECweb / Construmarket

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Colaboração técnica

Roque Rabechini Jr. – Consultor de empresas, tem pós-doutorado e mestrado pela Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo (FEA/USP).

É doutor pelo Departamento de Engenharia de Produção da Escola Politécnica da (POLI-USP) e engenheiro de produção pelo Mackenzie.

Atua como professor no Programa de Pós-graduação em Administração no mestrado profissional em Gestão de Projeto da Universidade Nove de Julho.