Controle de revisão de documentos: como evitar erros e garantir o alinhamento?

O sucesso de um projeto no setor da Construção Civil depende de inúmeros fatores. Entre eles, o controle de revisão de documentos feito da maneira correta. Em obras complexas, onde especificações e detalhes mudam constantemente, contar com uma ferramenta para garantir que todos estejam sempre alinhados com as versões mais atualizadas pode transformar negócios.

Neste artigo, vamos explicar a importância deste controle correto, apresentar os métodos mais usados, como o AsBEA e o método incremental e mostrar como a tecnologia pode simplificar o gerenciamento das revisões na sua obra.

Controle de revisão de documentos e projetos

Basicamente, ele consiste em registrar, organizar e monitorar todas as alterações realizadas nos documentos ao longo de um projeto. Ou seja, com um sistema organizado de controle de revisão de documentos, é possível monitorar cada alteração, saber quem foi o responsável por ela e verificar quando ela foi aprovada, saber se o projeto que você acessou é o mais recente, entre outras.

Desde pequenas mudanças em especificações até grandes alterações que impactam no cronograma e orçamento de toda a obra, é importante diminuir as chances de erros e retrabalhos. Por isso, esse controle de revisão é crucial para garantir a comunicação clara entre arquitetos, engenheiros, e demais equipes envolvidas.

Na Construção Civil, o controle de revisão tem um papel fundamental. Isso porque ela é um processo dinâmico e complexo, e os projetos muitas vezes precisam se adaptar a novas exigências para atender variadas normas técnicas, requisitos de clientes ou ajustes financeiros necessários.

Imagine que um engenheiro acessa uma versão antiga de um projeto porque o arquivo atualizado não foi identificado corretamente. Ele pode iniciar a execução de uma tarefa baseada em especificações desatualizadas, gerando retrabalho, desperdício de recursos e até problemas de compatibilidade na obra.

Outra situação comum é quando diferentes profissionais trabalham simultaneamente em um projeto sem um sistema de controle. Sem saber qual versão é a mais recente, pode ocorrer o envio de informações divergentes para a equipe de campo, comprometendo a credibilidade do projeto e gerando confusão nas entregas.

Por isso, ter um controle eficiente é tão importante. Você pode evitar mal-entendidos, retrabalhos e custos adicionais, facilitando o alinhamento entre as equipes e contribuindo para a segurança e a qualidade final da obra.

Padrões de controle de revisão utilizados na Construção Civil

Diferentes padrões de controle de revisão já foram desenvolvidos e são amplamente utilizados no setor da Construção Civil. No entanto, é importante ressaltar que eles variam conforme o tipo e a complexidade do projeto, e podem se adaptar para atender às necessidades de cada obra ou equipe. 

Entre os métodos mais comuns estão:

1) Padrão AsBEA

Este é um dos padrões mais utilizados no Brasil. Desenvolvido pela Associação Brasileira dos Escritórios de Arquitetura (AsBEA), o método facilita a organização e padronização de todas as revisões.

O padrão AsBEA é amplamente utilizado por arquitetos e engenheiros, isso porque oferece uma estrutura clara para a identificação das mudanças, indicando com precisão quais revisões foram realizadas e em que estágio do projeto elas estão.

Essa padronização é extremamente útil para obras de médio e grande porte, já que a complexidade dos documentos exige uma organização eficiente.

2) Método alfabético

O método alfabético é simples e prático para o controle de revisão. Neste sistema, cada nova versão do documento é identificada com uma letra (A, B, C…). Esse formato de classificação é especialmente vantajoso para projetos de menor complexidade, ou para aqueles com um número limitado de revisões.

Por ser mais simples, o método alfabético permite que as equipes compreendam rapidamente o histórico de mudanças, sendo fácil de adotar e interpretar em projetos com poucas etapas.

3) Método incremental

Em obras de maior complexidade, o método incremental ganha mais força. Esse padrão utiliza números para identificar cada versão (1, 2, 3…), proporcionando uma ordem clara e objetiva para as atualizações.

O método é ideal para projetos que exigem um acompanhamento rigoroso das revisões, já que a sequência numérica facilita o rastreio e a organização das versões. Para projetos onde o controle de revisão de documentos é crucial, o método incremental traz transparência e agilidade no processo.

4) Sequências personalizadas

Em muitos casos, um projeto pode demandar um sistema próprio de controle de revisão, principalmente em situações que contam com projetos construídos com características ou exigências específicas.

Esse tipo de sequência personalizada permite que cada equipe defina seu próprio padrão, desde que haja uma padronização interna clara. Sua vantagem é a flexibilidade para se adaptar às necessidades específicas da obra, embora a criação de um padrão exclusivo exija disciplina e comunicação para evitar mal-entendidos.

Cada um desses padrões possui características diferentes entre si, que se encaixam em diferentes necessidades e realidades. Por isso, a escolha do método mais adequado depende das particularidades e características de cada projeto.

Em obras de alta complexidade, como grandes arranha-céus, um padrão de revisão robusto pode ser a melhor opção para assegurar o controle preciso das revisões, como o AsBEA ou o método incremental.

Boa práticas de gestão de revisões em projetos de engenharia e arquitetura

Para que o controle de revisão de documentos seja realmente eficiente, é importante que você e toda a equipe sigam boas práticas para otimização do processo e garantia de alinhamento entre todos os envolvidos. 

Algumas dessas práticas incluem:

• Documentação completa das alterações: registrar todas as revisões realizadas com informações detalhadas, incluindo a data, o responsável e uma descrição clara das mudanças. Esse histórico fornece uma base confiável para consultas futuras e facilita a resolução de dúvidas ou discrepâncias.

• Definir e seguir um padrão de controle de revisão: desde o início do projeto, é de extrema importância definir um padrão de controle de revisão, seja o AsBEA, alfabético, incremental ou personalizado. Essa decisão garante que todos estejam familiarizados com o sistema, evitando confusões.

• Auditorias e revisões periódicas: é imprescindível realizar auditorias regulares do sistema de controle de revisão para garantir que as práticas estão sendo seguidas e que todas as equipes estão trabalhando com as versões corretas dos documentos. Isso minimiza a probabilidade de que documentos desatualizados estejam sendo utilizados.

• Comunicação eficiente das atualizações: assim que uma nova revisão é feita, é importante que todos os envolvidos sejam informados. Isso pode ser feito por meio de notificações automáticas em plataformas de gestão de documentos ou reuniões específicas de alinhamento. Essa prática evita mal-entendidos e promove o alinhamento entre as equipes.

• Metadados e tags: a inclusão de metadados nos documentos é uma prática útil para melhorar a organização. Campos personalizados, como localização, data, responsáveis e status do projeto, facilitam a consulta e o controle, especialmente em projetos complexos.

Essas práticas, junto a um sistema de controle de revisão eficiente, são essenciais para evitar retrabalhos e garantir a qualidade e o cumprimento dos prazos. Especialmente no contexto de grandes obras, e onde o tempo e a precisão são fatores críticos, seguir essas recomendações é um diferencial que contribui imensamente para o sucesso do projeto.

Tecnologia como aliada no controle de revisões

Com a tecnologia avançando rapidamente, ferramentas digitais se tornaram grandes aliadas no controle de revisão de documentos. Plataformas de gestão de projetos, como o Construmanager, permitem a centralização e automação do controle de revisão, tornando o processo mais seguro e garantindo que todas as equipes tenham acesso à versão mais atualizada dos documentos.

Entre as funcionalidades do Construmanager estão o controle automático de revisões, o armazenamento centralizado das atualizações e a possibilidade de registrar cada versão com detalhes sobre o responsável e o conteúdo das mudanças.

Com o uso da plataforma, arquitetos e engenheiros podem garantir que estão sempre trabalhando com as últimas versões dos documentos, minimizando riscos e erros.Além disso, ele integra ferramentas como visualizadores BIM e QR Codes, que facilitam o acesso e a verificação de documentos diretamente no canteiro de obras.

A adoção de uma plataforma como essa proporciona maior controle, segurança e transparência para todas as partes envolvidas, promovendo um fluxo de trabalho mais ágil e organizado.

Organize o controle de documentos com uma planilha prática

Melhorar o controle de revisão de documentos nos seus projetos não é uma tarefa fácil, nós sabemos, mas pode se tornar prática e eficiente com as ferramentas corretas, como a planilha gratuita de controle de envio e recebimento de documentos, que auxilia na organização e registro de cada revisão do seu projeto. 

A ferramenta é essencial para gerentes de projeto em construtoras e incorporadoras. Desenvolvida para facilitar o acompanhamento, ela permite monitorar entregas de projetistas parceiros, atualizações de versões e revisões de arquivos com praticidade e clareza.

Seja utilizando esta ferramenta ou incorporando soluções tecnológicas ainda mais completas, como o Construmanager, o controle de revisão se torna mais fácil, seguro e eficiente. Isso contribui para que o seu projeto siga dentro do planejado, com a precisão e qualidade necessárias para o sucesso da sua obra.