Comunicação: ferramenta da gestão de projetos

Redação AECweb

Estudos demonstram que aproximadamente 90% do exercício da coordenação de projetos são baseados no gerenciamento das comunicações para garantir a geração, a coleta e distribuição, o armazenamento, a recuperação e o destino final de todas as informações de forma oportuna e adequada. Os gerenciadores de projetos – sistemas eletrônicos de armazenamento e controle de projetos e documentos – tornaram-se uma ferramenta importante para o sucesso da comunicação, o que garante informações exatas de todo o processo de desenvolvimento dos projetos.

O gerente de projetos tem papel fundamental para esse processo dar certo. “Cabe a ele garantir a fluidez e a transparência das comunicações, podendo utilizar-se de um tempo excessivo para isto, a fim de alinhar a comunicação através das informações, necessidades e expectativas, filtrando e repassando na linguagem comum aos stakeholders, ou seja, ligação direta com todas as partes interessadas”, conta a arquiteta Sumaia Sleiman, gestora do Departamento de Coordenação de Projetos e Personalização da Exto Incorporações e Empreendimentos Imobiliários Ltda.

Além da comunicação, a tecnologia também é importante, principalmente quando há muitos projetos de obras em fases diferentes. A implantação de um sistema eletrônico é ideal para os processos que demandam elevado nível de interação, pois possibilita maior qualidade e eficiência das atividades de coordenação. “A utilização de um sistema de gerenciamento eletrônico aumenta a sua confiabilidade, uma vez que o documento pode ser encontrado novamente, em uma versão eletrônica atual, ou apenas será informado caso este se encontre em revisão”, explica Sumaia. A coordenação das mudanças é um grande desafio dos gestores dos projetos frente a enorme quantidade de informações manipuladas nos projetos. “Os erros são inevitáveis e têm como consequência um aumento no tempo necessário para a conclusão das etapas do processo de projeto”, alerta.

Com o uso de ferramentas tecnológicas, os gerenciadores de projetos eletrônicos atuam de maneira pró-ativa na ratificação do êxito dos inputs e outputs inerentes ao processo de projetos, gerenciando as informações de projetos em diferentes fases e que, eventualmente, podem acontecer em diferentes ambientes. “O uso de documentos eletrônicos, em alguns casos, pode estar associado a menores custos de impressão, embora esta seja uma ampla discussão que merece atenção especial. As vantagens e desvantagens de usar documentos em papel precisam ser avaliadas. É necessário estar atento para a possível situação em que empresas, fornecedores e contratantes possuem sistemas de comunicação diferentes que impedem a sinergia e integração completa durante o fluxo de projetos”, afirma Sumaia.

COORDENANDO PROJETOS

Com o aumento dos empreendimentos em todo o país, a demanda por profissionais de gestão de projetos cresce. “O profissional precisa ficar atento à integração e a interação entre todos os agentes participantes. Apesar desse reconhecimento crescente, não existe ainda no meio acadêmico profissional um consenso com relação ao próprio conceito, funções, responsabilidade e métodos empregados na atividade de coordenação do processo de projeto. O fato é, até certo ponto, explicável na medida em que, além de se tratar de uma função recente, existem vários arranjos possíveis e contextos mercadológicos em que se desenvolve um empreendimento imobiliário, e que condicionam o próprio nascimento do projeto, bem como pela grande heterogeneidade tecnológica, gerencial e de porte existente entre as muitas empresas que operam nesse subsetor”, explica Sumaia.

A coordenação do processo de projeto, segundo a arquiteta, pode ser estratificada da seguinte forma:

• identificação de todas as atividades necessárias ao desenvolvimento do projeto;
• distribuição dessas atividades no tempo;
• identificação das capacitações/especialidades envolvidas, segundo a natureza do produto a ser projetado;
• planejamento dos demais recursos para o desenvolvimento do projeto;
• controle do processo quanto ao tempo e demais recursos, incluindo as ações corretivas necessárias;
• tomada de decisões de caráter gerencial, como a aprovação de produtos intermediários e a liberação para início das várias etapas do projeto.
• identificação e caracterização das interfaces técnicas a serem solucionadas;
• estabelecimento de diretrizes e parâmetros técnicos do empreendimento a partir das características do produto, do processo de produção e das estratégias da empresa incorporadora/construtora;
• coordenação do fluxo de informações entre os agentes intervenientes para o desenvolvimento das partes do projeto;
• análise das soluções técnicas e do grau de solução global atingida;
• tomada de decisões sobre as necessidades de integração das soluções.

“Pode-se dizer que toda essa padronização de rotinas pode se encaixar como uma ‘ação de gestão do processo de projeto’ válida para toda a empresa. Por exemplo, a empresa poderia estabelecer um cronograma padrão de projeto para cada tipo de empreendimento que desenvolve, incluindo a definição dos prazos estimados e a relação de precedência entre todas as etapas/atividades, o qual poderia ser ajustado pela coordenação do processo de projeto em função das particularidades de cada novo empreendimento a ser projetado”, explica Sumaia.

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COLABOROU PARA ESTA MATÉRIA

 SUMAIA TOUFIC SLEIMAN – é graduada em Arquitetura e Urbanismo pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e obteve o título de especialista em Tecnologia e Gestão na produção de edifícios pelo MBA da escola Politécnica da USP. Sua última participação em eventos aconteceu, no I SBQP 2009 – Simpósio Brasileiro de Qualidade do Projeto no Ambiente Construído, como palestrante sobre o tema: Desenvolvimento de produtos na construção de edifícios. Atua há 10 anos no mercado imobiliário em acompanhamento de obras, como projetista e, atualmente, gerenciando o Departamento de Coordenação de Projetos e Personalização da Exto Incorporações e Empreendimentos Imobiliários Ltda.

 

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