Como evitar custos não previstos na gestão dos projetos?

Falta de planejamento, de ferramentas adequadas para acompanhamento e erros no gerenciamento e no desenvolvimento dos projetos, além do acesso a informações desatualizadas são problemas comuns que podem afetar a gestão de projetos e, consequentemente, comprometer o orçamento das empresas.

Veja quais cuidados tomar para evitar custos não previstos na gestão de projetos da construção civil:

1) Monitorar o planejamento

A falta de planejamento e o não acompanhamento da evolução dos projetos pode impactar consideravelmente os custos.

Para evitar que isso ocorra, é preciso monitorar com muita atenção as etapas de desenvolvimento e de implantação física do que foi projetado, garantindo que tudo o que foi planejado venha a ser, de fato, realizado.

Cabe ao gestor de projetos conduzir a equipe, estabelecer regras e criar um bom plano de comunicação para atingir essas metas.

Com uma gestão de projetos bem planejada e aplicada de maneira rigorosa, é possível garantir que os objetivos iniciais sejam alcançados, aumentando a qualidade e a produtividade, evitando desperdícios e conferindo mais assertividade ao cronograma e ao orçamento.

2) Melhorar a comunicação entre as equipes do escritório e do canteiro

O sucesso da obra e, consequentemente, do controle dos custos e dos prazos, depende de uma boa comunicação entre as equipes de projeto e de obra.

Vale lembrar que uma obra envolve inúmeros agentes em todas as etapas de projeto e execução. Isso sem contar os fornecedores de produtos, serviços e componentes.

A quantidade de documentos gerados, incluindo os próprios projetos, desenhos técnicos, representações digitais, descritivos, quantitativos, relatórios e um sem-número de conteúdos que precisam ser processados e analisados entre si também é enorme.

Por isso, lembre-se! É fundamental que haja uma excelente comunicação entre todos os envolvidos, evitando que desvios como execuções erradas, falta de compatibilização entre projetos, soluções inviáveis ou tomada de decisões enviesadas ocorram.

Além de um bom planejamento e de uma boa gestão desde as fases iniciais, o uso de ferramentas tecnológicas também ajuda a gerenciar colaboradores e informações, melhorando a comunicação entre todas as equipes envolvidas.

3) Melhorar a colaboração de projetos e o controle de revisões

É muito comum que as equipes responsáveis pelos inúmeros projetos fiquem dispersas e tenham padrões de trabalho completamente diferentes entre si. Geralmente, as informações que chegam não são centralizadas e os projetos são constantemente alterados, se desdobrando constantemente em diferentes versões.

Isso pode gerar uma série de problemas para a gestão e para a obra, sobretudo para as empresas que ainda trabalham “analogicamente”.

“Erros de projeto ou até mesmo a execução de serviços obsoletos geram retrabalhos e impactam significativamente no orçamento da obra”, menciona Eduardo Petrini, gerente de contas da Construmarket.

Digitalizar a gestão de projetos é uma ótima alternativa, pois com softwares de gerenciamento é possível facilitar a comparação das versões, fazer sobreposições de documentos, além de destacar as alterações feitas e fazer mark-ups e comentários.

“As ferramentas digitais também permitem a padronização dos fluxos de atividades e o melhor gerenciamento dos prazos, melhorando a colaboração de projetos e aumentando o controle sobre as revisões”, completa Petrini.

4) Utilizar tecnologia

Como já foi dito, a tecnologia pode contribuir bastante para impedir estouros indesejados do orçamento em virtude de erros na gestão dos projetos. Com as ferramentas digitais, é possível fazer uma gestão ainda mais ágil, rápida, dinâmica e produtiva.

Softwares de gerenciamento de projetos, como o Construmanager, da Construmarket, por exemplo, conseguem centralizar dados e documentos, permitindo o acesso fácil de toda a equipe a eles e também o acompanhamento do progresso das atividades e a avaliação do desempenho dos colaboradores.

Com a tecnologia, é possível fazer o controle automático de revisões, garantindo que todos os envolvidos trabalhem sempre na versão mais recente do projeto, de forma colaborativa, evitando retrabalhos.

A comunicação fica mais assertiva e transparente. Ao centralizar e documentar todas as tarefas planejadas, executadas e entregues, o gestor pode rastrear todos os processos e cobrar, quando necessário, os envolvidos.

O uso de softwares de gerenciamento de projetos também viabiliza a consolidação de informações em relatórios com uma ampla variedade de cortes, que podem ajudar na tomada de decisões e a controlar as horas trabalhadas, pois permitem visualizar quanto tempo cada profissional dedicou em cada atividade.

Conclusão

Cabe ao gestor de projetos administrar as etapas de todos elementos que integram o projeto de uma obra. Esse gerenciamento engloba orçamentos, prazos a serem cumpridos, mão de obra e materiais.

Falhas nessas etapas podem implicar aumento de custos não previstos para as empresas. Mas, com uma série de cuidados e com o uso das melhores tecnologias existentes no mercado, como o software Construmanager, da Construmarket, é possível evitar que isso ocorra.

TEXTO: Gisele Cichinelli